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진짜 보안이야기 #37
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작성자
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onesecure
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작성일자
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2019-04-06
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진짜 보안이야기 #37
요즈음은 인터넷이 좋아서 웬만한 자료는 인터넷에 있습니다. 단, 어떤 용어를 써서 검색할 지 모르는 것 뿐입니다.그렇게 수집된 자료는 목적을 달성하면 보통 폐기됩니다.우리는 매일 문서를 작성하고 저장합니다.문서를 작성하는데 들이는 정성과 시간을 비용으로 환산한다면 상당할 것입니다. 그런데 그렇게 힘들여 작성한 문서는 제출과 동시 사장되는 경우가 많습니다. 그렇게 되는 이유는 다음에 필요할 때 다시 찾아보기가 어렵기 때문입니다. 분류되지 않고 정리되지 않은 자료는 쓸모가 없습니다.또한 요즘 스마트폰을 이용한 정보 정리술에 대한 책도 많이 나오고 있으니 관심 있으시면 서점에 한번 들려보십시오.정보 정리술에 대한 흐름을 볼 수 있는 책은 몇 권 있을겁니다.종이가 아닌 온라인 정보 정리에 대한 것들도 읽어보시면 좋을것 같습니다
자료가 사료가 되지 않도록 정리하는 방법에 대해서 말씀드리고자 합니다.• 업무의 분석1.내가 작성하고 있는 문서는 다음에 다시 참고할 만한 자료인지 판단하십시오.2.반복되는 업무와 1회성 업무를 구분하십시오.3.나만 아는 암호같은 파일명은 No! 누가 봐도 알 수 있는 사전같은 파일명 OK! 4.함께 일하는 동료들과 어떤 방식으로 문서를 정리할 지를 의논하고 서로 공유하는 파일 분류의 체계를 만들어 보십시오.
• 컴퓨터 파일 관리 지침1. 바탕화면 정리하기• 정말 필요한 프로그램 혹은 폴더를 놓되 최대 1줄 이상 배열하지 않습니다.여러 개의 아이콘을 바탕화면에 배치해야 한다면 빠른 실행 도구 모음(윈도우)이나 Dock(Mac)을 활용하십시오.• 빠른 실행 도구 모음 관련 글 : http://snoopybox.co.kr/766 2. 업무 별로 분류하십시오.• 일정하게 반복되는 업무(주간, 월간 보고 등)• 프로젝트 단위로 진행되는 업무• 작성 ➭ 수정 ➭ 제출 후 다시 볼 필요가 없는 경우 과감하게 삭제하십시오.3. 파일 저장 방법• 파일명 기록 방법 : [업무_세부사항_날짜] 순으로 기록하십시오. 귀찮아도 습관을 들여야 합니다.• 파일을 새로 만들면 일단 저장하고 시작하기 : 문서 작성을 마치고 저장하는 습관은 공들여 작성한 문서를 날려버릴 위험성도 있고, 집중력이 떨어지기 마련입니다.• 약속된 방식으로 지정된 폴더에 저장하기• 정기적으로 정해진 양식으로 작성해야 하는 문서의 경우 약속된 템플릿을 반드시 사용하십시오.• 지정된 문서 서식을 지키는 것도 도움이 됩니다.(글꼴의 종류, 크기 등)4.폴더 관리 • Nesting한 폴더 트리를 만들어 관리한다.• 폴더 안에 폴더, 세부 내용 폴더• 프로젝트를 진행하면서 연관된 문서를 하나의 폴더에 저장하는 것은 효율적이지 않습니다.
※ nesting-folder-tree란?• 담당 업무의 수가 많지 않다면 프로젝트별로• 여러 업무를 단계별로 비교하고 진행해야 하는 매니저급이라면 업무별로 분류5. 매일 정리하는 것이 부담된다면, 정리하는 날짜를 정하십시오.• 퇴근 전 파일 정리가 칼퇴를 방해한다면? 매일 아침, 업무 시작 전에 폴더를 정리 하십시오.
※ 체계적인 문서 정리를 돕는 도구
1. 협업 도구(그룹웨어 활용)• Team office (http://www.teamoffice.com) • 프로젝트별 업무 구성• 담당자별 업무 배당• 각 업무별 보고서 및 저장되는 파일의 히스토리 관리• 프로젝트 진행율 확인• SMS, 가입된 멤버간 쪽지 기능• 스마트폰 앱 기능 지원• 완료된 프로젝트 별도 관리 • 유료 서비스• 다양한 그룹웨어가 있고 지불해야 하는 비용도 다양합니다.• 그룹웨어 변경 시 기존 자료의 전환이 어렵습니다.2. 네트워크 아카이브 구성• 사용 중인 컴퓨터 중 1대에 공유폴더를 만드는 방법은 비추천• 네이버 N드라이브 / 구글 Drive / dropbox와 같은 클라우드 서비스 이용• 소규모 웹하드 구성(외부에서도 인터넷으로 접속 가능)좀 더 나은 방법1.워드프레스의 활용• 소규모 웹하드에 워드프레스를 설치해서 인트라넷 개념으로 사용• 도메인을 설정해주면 외부에서도 접속 가능2.워드프레스, 아마존, 에버노트를 추천하는 이유• CMS의 설치 및 설정이 비교적 쉬워서 시스템 구축 비용이 비교적 적게 듭니다.• 일단 한번 만들어 놓으면 별도의 관리가 거의 필요 없습니다.• 문서 검색을 위한 효율적인 체계를 제공합니다.( 카테고리, 태그 )• 업무 환경에 따른 커스텀 사용 환경으로 제작 가능• 문서 작성을 위한 꽤 괜찮은 글쓰기 도구를 웹 상에서 제공합니다.• 일관된 문서 작성을 위한 템플릿 생성이 자유롭습니다.• SNS, 각종 메시징 앱과 연동 가능 (카카오톡, 텔레그램, 밴드 등)• 구글 Drive와 함께 연동하여 사용하면 온라인 설문 조사 및 결과 정리를 자동으로 엑셀로 정리3. 기록 작성할 때는 '내가 본다'가 아니라 '공유한다'라는 형태로 작성합니다.일종의 메뉴얼이나 기술문서와 같은 형태입니다.- 사상 : 최대한 기록이 쉬워야 합니다.(형식따윈 없습니다. ^^;)• 필요할 때 찾기가 쉬워야 하고(검색기능 필요), 백업이 가능하거나 다양한 방식으로 2개씩 가지고 있습니다.- 에버노트 : 텍스트, 사진 등• 개인 지식창고로 사용합니다.- 텍스트파일(txt) : 의외로 아주 유용합니다.- 트위터• 중요한 트윗은 에버노트로 보내서 에버노트에서도 관리합니다. 링크가 있을 경우 링크를 따로 스크랩해 둡니다.- 사진 - 음성 - 그 외• 파일 : 프로그램파일이나, PDF 등의 파일은 외장하드 + 개인 NAS서버(wisegiga)를 사용합니다. 저작권 문제가 없고, 개인정보가 없는 것은 dropbox를 사용합니다. 단 국내 클라우드는 사용하지 않습니다.(국내 검열문제)• 일정 : 구글 캘린더를 사용합니다.(백업할 방법을 찾고 있습니다. 국내가 아닌 외국메일 서비스로. ex. 애플 - 이유는 국내 검열을 최대한 피하기 위해)• 간단한 문서 : 구글 문서도구를 사용합니다.• 메일 : G-mail을 사용합니다.(백업할 방법을 찾고 있습니다.)메일을 그냥 "받은 메일함"에 몰아넣고 검색하시는 분들이 계시는데 프로젝트 기준으로 폴더를 만들고 폴더 하위에 추가 관련된 사항으로 서브 폴더를 만들거나 운영상의 이슈(ex. 2018.02 XXX 모듈 속도저하)로 서브 폴더를 만들어서 관련자와 메일을 주고 받은 것들을 몰아 넣으면 나중에 찾아보기도 쉽습니다.4. 일반적인 정리하는 방법• 일단 기록을 합니다.(분류하지 않습니다.)• 집에서 분류작업을 합니다. (카테고리별, 그리고 검색이 쉽게)• 필요한 글을 쓸거나 정리의 필요성이 발생할 때 수집해둔 기록 및 구글 검색으로 블로그에 글을 씁니다.• 블로그에 쓴 글을 에버노트에 백업해 둡니다.5. 개발시 정리하는 방법- 프로젝트에 들어갈때 해당 프로젝트에 프로세스별 업무별 폴더를 만듭니다. (최대한 적게 만들고 필요시 추가합니다.)주로 연도별로 구성하십시오.2018- 01. XXX 프로젝트- 00. 프로젝트 준비- 01. 요구사항- 02. 분석...이런 형태로 년도 기준으로 최상위 디렉토리, 그 아래에 각 프로젝트에 대해 첫번째는 시작 월을 작성합니다.유지보수나 추가 개발, 기능 개선, 고도화 등등의 프로젝트 시기를 벗어난 문서들은 정리하기가 막막해집니다.그래서 이제는 최상위를 프로젝트 기준이나 프로젝트 성격(ISO, 솔루션, SI, 보안, 등등)으로 나누고 있습니다.각 프로젝트 내에는 실제 산출물에 근거한 디렉토리 구조를 따릅니다.- 프로젝트(혹은 사업) 준비- 요구사항 분석- 분석 설계- 구현- 스토리보드- 프로세스 설계- 테이블 설계- 테스트- 검수- 유지보수 좀 더 상세한 디렉토리 구조가 있기는 한데 대략 위의 순서 정도로 정리합니다. (다년간의 PM을 경험하며 정리해 둔 디렉토리 구조로 진행합니다.)• 기존 문서가 있으면 종류별로 가져오고, 구두로 전달되는 내용들은 txt파일을 열어서 기록하면서 일합니다.• 때에 따라서 txt 이외에 엑셀 또는 ppt로 기록하기도 합니다.• 필요할 때 기록해둔 txt, 엑셀, ppt 등으로 정식문서를 만듭니다.6. 요구사항 결정한 것에 대한 정리 방법• 회의시 다이어리 및 정리노트를 반드시 가지고 갑니다.• 회의 결과를 간단히 정리노트에 기록합니다.• 결정사항을 반영할 때 소스코드 주석에 다음과 같이 주석을 추가합니다. (필요할 경우 java doc 주석에 추가하고 bold에 빨간색으로 표시되게 tag 추가)• 필요한 경우 회의록 작성 또는 회의 참석자분들에게 메일 발송합니다.대략 이 정도로 정리하고 하시는 게 업무 효율성을 높이지 않을까 싶습니다.사실 정답은 없는 것 같습니다. 지금 제가 쓰는 것도 슬슬 마음에 안들어가기도 하고 계속 정리해보시면서 여러분께서 맞는 구조와 문서 작성 방법을 찾으시는게 정답이지 않을까 싶습니다.
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