<오늘의 보안이야기 No.28>
열린회의, 닫힌회의. 이제 회의문화를 바꿔봅시다.
보통 회의는 중요한 안건을 토의하기 위하여 한자리에 모이는 것으로 알고 있습니다.
그러나 회의 때 보면 맨날 얘기하는 사람만하고 나머지는 꿀먹은 벙어리처럼 입다물고 듣기만 하는 경우가 많습니다. 회의는 참석자 모두가 자신의 의견을 개진하고 적극적인 기여를 해야만 성공적인 회의라고 말할 수 있습니다.
아래 ‘Harvard Business Review’는 많은참석자가 회의에 적극 기여토록 하는 방법 3가지를 제시 했습니다
그런데 회의나 실제 진행되는 과정을 하나하나 보면 아쉬운 점이 많습니다. (아쉬운 점은 있을 수밖에 없다.) 일단, 회의자료가 사전에 충분히 공유되지 않는등 회의에 참여하는 회의 자리에 와서야 비로소 회의에서 다룰 내용들을 서면으로 확인할 수 있는 일이 흔합니다. 실제로 몇 일전 진행된 회의에서도 역시 회의자료를 충분히 숙지하지 못해 회의 진행이 원활하지 못했던 기억이 존재합니.
“저희도 이 자료를 오늘에서야 여러분과 같이 받아서 회의 진행에 대한 고민을 충분히 하지 못했습니다.”라고 누차 이야기합니다.
문서를 검토하면, 어떤 기준이 있을테고, 전문성에서 비교우위에 있는 담당 부서의 판단을 결국 신뢰해야 할 문제이겠지만, 적어도 그 기준이 충분히 공유되는 것과 그렇지 않은 것은 다릅니다. 그런 상황에서 배포된 자료 사이의 어떤 상이점이 발생할 경우 회의는 급격히 혼란스러워 지기도 합니다.
대부분 그런 경우 급한 일정에 의한 단순한 실수일 경우가 많지만, 중요한 것은 이 회의에 참가하는 참가자들이 전체 흐름과 중요한 기준을 충분히 숙지하지 못하고 있다는 것입니다.
회의 참가자들에게 명확한 임무를 부여하는 것이 효과적인 회의라고 생각할 수 있고, 그것은 분명 옳은 판단이지만, 그럼에도 그 임무를 둘러싼 전체 흐름은 분명히 합의되어야 하는 문제입니다. 회의자료를 포함하여, 회의록 역시 사후에 충분히 공유되지 못하는 경우도 있습니다.
따라서, 회의에 참가하지 못한 참가자들은 전체 회의에 참가하고 기여할 수 있는 방법을 알아서 찾아야 합니다.
회의자료를 사전에 공유하지 않고, 요식행위로 만들어버리는 괴물이 되는것이 문제입니다.
산,학,연 연합회의나 공청회등 공무원이 끼지 않은 우리들의 회의테이블은 어떤한가요? 시민사회, 지역사회, 마을의 회의는 어떠한가요? 그나마 공무원이 끼는 회의는 공무원을 탓하고, 시스템을 비판하거나 비난하는 것으로 깨어있는 시민으로서의 역할이 충족되어야하는데, 우리들의 회의는 더 어렵게 만듭니다. 심지어 각종 SNS의 등장으로 온라인 영역에 폭넓게 확산 된 수많은 그룹은 일상적인 소통과 회의를 돕는 장치가 되어가기 보다는 감정적인 상처와 다양한 피해 의식을 양산하는 장애물이 되어가기도 합니다.
예를들어 “카톡방이 없는 모임은 있을지언정, 카톡방이 한 개인 모임은 없다.”라는 이야기가 돌기도 합니다. 역할에 따라, 혹은 회의의 위상에 따라 별도의 추진 그룹이 존재할 수는 있습니다. 그런데 그런 전체 그림과 의사결정의 과정이 충분히 공유되거나 인지되지 못한 상태라면, 이 구조는 매우 위험합니다. 일상의 민주주의를 보다 풍성하게 할 수 있는 다양한 장치와 도구들의 등장에 비해 우리들의 민주주의는 치명적으로 취약한 요소가 아닐 수 없습니다.
통상 우리는 회의 간다고 이야기 하면 등장하는 대화의 패턴은 “아니, 무슨 매일 회의야?”하는 한심함을 내포한 질문과 멋쩍게 웃으며 “그러게 말이에요.”하는 유체이탈적이고 자아분열적인 나의 대답이기도 합니다.
서로를 ‘회의주의자’라고 칭하며 농담처럼 주고 받는 말들이 너무 익숙합니다. 사실 우리는 정말 많은 회의를 하였습니다. 초등학교 때 경험한 학급회의 부터, 대학의 조모임까지, 우리의 성장과정에는 수많은 회의들이 있습니다. 그리고 하나같이 그 회의의 경험들이 ‘무의미’했던 것일까요?
우리는 ‘회의’를 불필요하고, 쓸데없는 것으로 치부합니다. 그럼에도 우리는 여전히 회의를 해야 합니다. 각자 자신에게 ‘좋았던 회의’의 경험이 있는가? 비전과 목표가 공유되고, 공유된 비전과 목표에 맞는 회의체의 구성과 회의의 민주적이고 개방적인 운영, 결과에 책임지는 회의 구성원들과 평가까지. ‘좋은 회의’의 기억의 원형이 있는가? 있다면 곰곰이 그 기억을 재구성해보고, 없다면 만들어야 합니다. 그래야 우리 중 누군가가 어떤 위치에 있더라도, 합리적이고, 필요한 회의를 운영할 수 있을 것이다. 그런 회의를 함께 만들어갈 수 있을 것 같습니다.
이것은 협소한 대상을 두고 하는 요구가 아닙니다. 시스템을 운영하는 사람들, 그리고 이미 어딘가에서 어떤 시스템을 운영하고 있거나, 혹은 앞으로 어디서든 시스템을 운영하게 될 우리 모두에게 하는 말이다. 무엇보다, 회의주의자로 살아가고 있는 나에게 하는 말입니다.
여기 회의에 대한 예의를 제시하고자 합니다.
1. 지각은 없다. 10시 3분은 10시가 아닙니다.
2. 아이디어없이 회의실에 들어오는 것은 무죄, 맑은 머리없이 회의실에 들어오는 것은 유죄.
3. 누군가 아이디어를 이야기할 땐 마음을 활짝 열 것. 인턴의 아이디어에도 가능성의 씨앗은 숨어 있습니다.
4. 말을 많이 할 것. 비판과 논쟁과 토론만이 회의를 회의답게 만듭니다.
5. 회의실 안의 모두는 평등하다. 아무도 비판에서 자유로울 수 없습니다. 심지어 팀장의 아이디어에 대해서도 무자비해야만 합니다. 누가 말했느냐가 중요한 것이 아니라, 무엇을 말했느냐가 중요한 것입니다.
6. 아무리 긴 회의도 한 시간을 넘기지 않습니다.
7. 회의실에 들어올 땐 텅 빈 머리일지라도 회의실에서 나갈 땐 각자 할 일을 명확히 알아야만 합니다. 다음 회의에 대한 최소한의 예의입니다.
- 김민철. <우리 회의나 할까?>(사이언스북스) 중에서
중복되는 얘기이지만 모두가 편안하게 말할 수 있는 회의 - 자신의 권력을 놓아봅시다.
효율적인 회의에 대해 수많은 조언과 방법이 있지만, 여전히 많은 사람들은 회의가 비생산적이고 피곤하며 불필요한 과정이라고 생각하는 것 같습니다. 가장 선진적인 글로벌 컨설팅 회사조차 이런 문제로부터 자유롭지 못합니다. 그런 회사들도 회의에 참석하는 사람들이 입을 다물고 있는 ‘무언의 회의’를 자주 경험하곤 합니다. 문제는 회의 형식이나 시간, 장소가 아니라 회의 자체에 있습니다. 회의에는 우리가 인식하지 못하는 중요한 사회적인 관계가 있기 때문입니다. 그것은 바로 직급에 따른 힘(회의 권력)과 관련됩니다. 특히 수직적인 체계, 권위주의적인 문화가 뿌리 깊게 자리한 조직에서는 더욱 그러합니다.
회의에서 가장 많은 말을 하는 적극적인 사람은 둘 중 하나입니다. 그 회사 내에서 직급이 높거나 아예 그것을 인식하지 못하는 사람들입니다. 회사에서 직급이 높은 사람은 회의 자체에 큰 부담을 느끼지 않습니다. 반면 그렇지 않은 사람은 회의에서 자신이 하는 말이나 행동이 어떤 결과를 초래할지 모르기 때문에 적극적으로 참가하지 못하게 됩니다. 때문에 부장이 주최하는 회의에서 과장은 위험을 느끼고, 사장이 주최하는 회의에서 부장은 움츠러드는 이유가 여기에 있습니다. 회의 방식을 아무리 선진적인 형태로 바꾸더라도, 회의의 본질적관계가 변화되지 않으면 여전히 참석하는 대부분의 사람들이 입을 다물게 됩니다.
사장은 직원들에게 “우리 한번 허심탄회하게 이야기해보자, 다 들어줄게”라고 말하지만, 정작 직원들은 “또 우리를 괴롭히는구나…” 하면서 힘들어할 뿐입니다. 회의가 시작되기 전 커피를 마시며 신나게 떠들어대던 사람들이 회의가 시작됨과 동시에 후천적 언어 장애를 겪는 것처럼 되는 말입니다.
이 문제를 해결하는 방법은 간단하지만 매우 어렵습니다. 누군가 자신의 회의 권력을 버리면 되는 것입니다. 그것은 곧 편집팀 회의에서 편집장이 자신의 회의 권력을 포기해야 다른 부서 사람들이 말을 할 수 있게 되고, 회계팀 발표자가 자신만의 특별하고 고유한 언어를 사용하지 않았을 때 참석자들이 회의 내용을 이해하고 말할 수 있게 되며, 대표이사가 자신의 권력을 근거로 발표자의 문제점을 지적하지 않으려 할 때 비로소 회의 참석자들이 입을 열게 됩니다. 결국 회의도 사람과 사람이 만나 행복감을 느끼고 대화할 때 자연스럽게 이뤄지기 때문입니다. 한번 자신이 어떤 마음으로 회의에 참석하는지 점검해보면 어떨까요? 간단하지만 가장 어려운 것, 자신의 직위를 내려놓고 열린 마음으로 회의에 함께하는 것이 효율적인 회의의 핵심인 것입니다.
- 이준영. 41세. 웹서비스 컨설턴트
